Confira 8 práticas para ter um bom controle financeiro na sua empresa

Ter um bom controle financeiro é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, por meio dele, é possível conhecer a realidade de uma empresa. Com isso, o gestor ou empresário pode tomar decisões que permitam que ela se desenvolva com mais segurança.

Contudo, ainda podem surgir dúvidas sobre o processo. Muitas vezes, a falta de controle financeiro leva uma organização a enfrentar diversos desafios que comprometem seu crescimento. Assim, para contorná-los, é importante saber como acompanhar as finanças corretamente.

Neste artigo, você conhecerá 8 práticas para ter um bom controle financeiro na sua empresa. Confira!

O que é controle financeiro empresarial?

Primeiro, é válido esclarecer o significado de controle financeiro. Trata-se do conjunto de ações que permite ao gestor ou empresário gerenciar os recursos de uma micro, pequena ou média empresa de um modo eficiente.

Com o controle financeiro, é possível identificar a atual situação do negócio e tomar melhores decisões. A partir dessa informação, fica mais fácil entender se há recursos suficientes para arcar com as despesas da organização e equilibrar suas finanças.

Além disso, o gestor saberá se existe a possibilidade de realizar investimentos para seu crescimento. O controle financeiro também permite identificar se há dinheiro para construir uma reserva para imprevistos, por exemplo. Esses fatores são essenciais para garantir a continuidade da empresa.

Quais os riscos de não ter um bom controle financeiro?

Após aprender o que é controle financeiro empresarial, é importante saber quais são os riscos de não manter as finanças controladas. Afinal, conhecê-los é essencial compreender a relevância desse processo no seu negócio.

Um dos principais resultados negativos de não ter um bom controle financeiro é o aumento do endividamento. Quando o empresário não conhece a real situação da empresa, há riscos de contrair diversas dívidas que não se encaixam no orçamento.

Caso não consiga quitá-las, o negócio pode enfrentar diversos problemas e, até mesmo, ir à falência. Ainda, há riscos de perder oportunidades de crescimento por causa do descontrole financeiro. Isso porque a organização pode não ter recursos em caixa que permitam aproveitar certas ocasiões para expandir o negócio.

A ineficiência no controle financeiro também tende a interferir negativamente no funcionamento da empresa. Ao ter gastos excessivos, o gestor pode utilizar recursos que seriam necessários para a compra de insumos, inviabilizando a continuidade das operações.

Outro risco de não ter um bom controle financeiro é a maior dificuldade para o acompanhamento das datas de pagamento das contas. Nesse caso, existe a possibilidade de a organização se tornar inadimplente, prejudicando a relação com os fornecedores.

Também há a chance de não acompanhar de forma adequada o pagamento do contas a receber. Desse modo, torna-se difícil criar um sistema de cobrança eficiente. Como consequência, a taxa de inadimplência pode aumentar, comprometendo as atividades da empresa.

Quais as vantagens do controle financeiro para o seu negócio?

Depois de conhecer os riscos de não ter um bom controle financeiro, é a hora de entender as vantagens de gerenciar adequadamente os recursos do seu negócio. Uma delas é a maior segurança financeira.

Ao gerenciar as finanças com eficiência, você pode aumentar a tranquilidade ao tomar decisões a respeito do dinheiro da empresa. O motivo é que o controle financeiro permite saber se o saldo em caixa é o suficiente para o pagamento de dívidas ou a realização de investimentos para o crescimento empresarial.

Mais um ponto positivo de ter um bom controle financeiro é a economia. Quando os gastos estão registrados, pode-se identificar quais deles não são tão essenciais para encontrar formas de reduzi-los ou eliminá-los. Assim, a empresa pode guardar mais dinheiro e se prevenir contra eventuais crises.

Ter informações precisas sobre as finanças do seu negócio também permite fazer planos mais realistas. Isso porque, com o controle financeiro, você pode ter um panorama futuro da situação financeira da empresa e tomar decisões fundamentadas sobre os rumos que serão tomados.

Ainda, ao ter um controle financeiro eficiente, o gestor pode acompanhar de perto o desempenho da organização. Com isso, ele é capaz de identificar gargalos e pontos de melhorias para desenvolver estratégias que ajudem a equipe a alcançar os resultados esperados.

8 Práticas para ter um bom controle financeiro na sua empresa

Agora que você já sabe a importância de ter um bom controle financeiro, é preciso aprender como fazê-lo na sua empresa. Então veja 8 práticas que podem ajudar a lidar com as finanças corretamente.

Confira!

1. Estabeleça um período de análise do controle de fluxo de caixa

A primeira prática para manter um bom controle financeiro é estabelecer um período para acompanhar o fluxo de caixa. Essa é uma ferramenta de gestão financeira que descreve detalhadamente todas as entradas e saídas de recursos do caixa de uma empresa.

Dessa forma, o gestor é capaz de ter uma visão ampla sobre as finanças do negócio em médio ou longo prazo. Isso permite que ele antecipe decisões quanto à falta ou sobra de dinheiro em caixa em um determinado período.

Para que nenhuma informação se perca, você deve escolher um período para controlar o fluxo de caixa. Ele pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal. A periodicidade variará conforme cada tipo de negócio.

2. Categorize entradas e saídas de dinheiro

Após estabelecer um período de análise do controle de fluxo de caixa, é necessário categorizar as entradas e saídas de dinheiro. A medida ajuda a identificar as origens mais relevantes de recursos para traçar estratégias de marketing e vendas mais eficientes.

Além disso, pode-se entender quais gastos têm um peso significativo no orçamento do negócio. Então é possível eliminar ou reduzir aqueles que não são essenciais ao funcionamento da organização para garantir uma economia de dinheiro e otimizar o fluxo de caixa.

Nesse sentido, as entradas podem ser classificadas quanto à origem de recebimento — vendas em dinheiro, cartão de crédito e débito ou Pix e rendimentos de aplicações financeiras, por exemplo. Já as saídas podem ser organizadas conforme o tipo: despesas e custos.

As despesas são os gastos não envolvidos na produção. Elas podem ser fixas, que tendem a ser constantes, como o salário dos funcionários. As despesas também podem ser variáveis, quando oscilam conforme as vendas — por exemplo, as comissões.

Os custos, por sua vez, são os gastos decorrentes do processo produtivo. Eles podem ser classificados em:

• custos diretos: são os valores que estão diretamente relacionados à produção, como as matérias-primas utilizadas na confecção de um determinado item;
• custos indiretos: são os gastos que não estão necessariamente associados à fabricação de um produto, mas tem uma relação com esse processo. Por exemplo, a energia elétrica.
• custos fixos: são os valores que praticamente permanecem os mesmos, independentemente da produção mensal — como o aluguel de máquinas envolvidas no processo produtivo.
• custos variáveis: são os gastos que oscilam conforme a produção. Esse é o caso, por exemplo, da mão de obra temporária.

3. Tenha um controle eficiente de estoque

Para desenvolver um bom controle financeiro, é preciso também monitorar o estoque físico da sua empresa. O motivo está no fato de que a imprecisão sobre a quantidade de itens estocados pode levar às compras em excesso, resultando em possíveis prejuízos.

Logo, é fundamental manter a organização do estoque do seu negócio. Para tanto, é recomendado listar todos os itens estocados com sua respectiva quantidade, já que isso permite acompanhar facilmente as movimentações no depósito.

Ademais, o ideal é atualizar os dados sempre que houver entradas e saídas de mercadorias. Essa prática ajuda o gestor a realizar pedidos com mais segurança e melhorar o controle financeiro da empresa.

4. Faça a conciliação de recebíveis

Outra prática para ter um bom controle financeiro é fazer a conciliação de recebíveis. Esse procedimento permite verificar se o saldo das entradas futuras corresponde ao esperado. Assim, é possível identificar erros, pendências e possíveis fraudes no pagamento no contas a receber.

Nesse caso, é preciso confrontar as informações projetadas no extrato de vendas das operadoras de cartão com o controle interno da empresa. Ao realizar o processo, você deve estar atento aos cancelamentos, vendas duplicadas, vendas não registradas e taxas a serem cobradas.

Esse processo permite identificar eventuais divergências nos valores devidos e tomar as providências cabíveis antecipadamente. Um exemplo de inconsistência é quando a empresa tem vendas na filipeta que não constam no sistema do cartão.

Ela é o comprovante das vendas realizadas em determinado período e são impressas na própria maquininha. Nesse caso, o problema poderia ser uma falha no mecanismo de comunicação da máquina com o software de conciliação — o que pode ser resolvido junto ao fornecedor.

5. Separe as contas pessoais das contas empresariais

Um bom controle financeiro também envolve a separação das contas pessoais das contas empresariais. Esse é um desafio especialmente em empresas menores. Afinal, a falta de separação entre as contas impede você de saber qual é a real situação do negócio.

O desconhecimento pode fazer com que haja retiradas indevidas do caixa da empresa para o custeio de despesas pessoais, por exemplo. Como resultado, existe a possibilidade de o negócio ter dificuldades financeiras que possam prejudicar o seu desenvolvimento.

Além de dificultar o controle financeiro, unir as finanças pessoais e empresariais fará com que você não consiga fazer a projeção do faturamento do negócio. Desse modo, torna-se difícil traçar estratégias que permitam o seu crescimento.

Portanto, a divisão das contas se torna fundamental para o controle financeiro da sua empresa. Para isso, o primeiro passo é ter contas bancárias separadas. Por exemplo, o sócio deve definir um pró-labore para evitar saques que possam prejudicar a saúde financeira da organização.

6. Monte um planejamento financeiro

Após saber como separar as contas pessoais das contas empresariais, é válido aprender como montar um planejamento financeiro. Ele serve como um guia para o uso adequado do dinheiro da empresa.

O esforço inicial para planejar as finanças de um negócio deve ser conhecer sua atual situação financeira — como você já aprendeu. Dessa forma, é possível estabelecer objetivos que sejam realizáveis.

Depois de conhecer a realidade da empresa, será hora de avaliar o que se pretende atingir com a ajuda do planejamento financeiro. Nesse sentido, os objetivos podem ser diversos, como: alavancar as vendas de um determinado produto, ampliar a área de atuação ou aumentar a lucratividade.

A próxima etapa é pensar nas ações necessárias para alcançar cada uma das metas propostas. Por exemplo, se o intuito do seu negócio é ser mais lucrativo, então estude estratégias que permitam expandir as receitas e reduzir os custos.

7. Determine a necessidade de capital de giro

Mais uma prática essencial para ter um bom controle financeiro é determinar a necessidade de capital de giro. Esse montante assegura o funcionamento da empresa no intervalo entre os pagamentos e os recebimentos.

Dessa forma, ele garante que uma organização tenha dinheiro para cobrir as despesas até a entrada de novas receitas, sem enfrentar desafios financeiros. Portanto, saber como calcular a necessidade de capital de giro é indispensável para qualquer negócio.

8. Crie um fundo de reserva empresarial

Além de determinar a necessidade capital de giro, é fundamental criar um fundo de reserva empresarial. Esse é um montante que toda micro, pequena e média empresa deve ter guardado para cobrir despesas emergenciais e ter maior liberdade em relação ao orçamento.

O valor da reserva deve ser o suficiente para arcar com as despesas e os custos de determinado período — por exemplo, 6 meses. Esse intervalo é considerado razoável para reorganizar as finanças empresariais.

Para identificar a quantia de dinheiro a guardar por mês, você precisa identificar os gastos mensais da sua empresa e multiplicar o valor por 6 (ou o número de meses desejados para a reserva). Se a despesa mensal do seu negócio é de R$ 40 mil, então o tamanho ideal da reserva seria R$ 240 mil.

Como você viu, ter um bom controle financeiro é essencial para garantir a sobrevivência de qualquer empresa no mercado, independentemente de seu porte. Para conseguir mais facilidade nesse processo, não deixe de adotar as 8 práticas acima na rotina do seu negócio.

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