Como fazer uma boa régua de cobrança? Confira 4 dicas!

Um dos grandes desafios para qualquer empreendedor é controlar a inadimplência. Afinal, os recebimentos futuros são importantes para o planejamento e desenvolvimento do negócio. Para ajudar a lidar com a questão, é possível contar com uma régua de cobrança.

Essa ferramenta serve como apoio para o setor financeiro se comunicar com os clientes que, por qualquer motivo, não realizaram os pagamentos. Isso permite aumentar o valor recebido para manter o fluxo de caixa positivo.

Neste artigo, você entenderá a importância de ter uma boa régua de cobrança e descobrirá 4 dicas para colocar essa ferramenta em prática. Vamos lá?

O que é uma régua de cobrança?

Antes de entender como fazer uma boa régua de cobrança, é preciso consolidar o conceito. Trata-se de uma ferramenta que ajuda as empresas a cobrarem os clientes inadimplentes de forma sistemática.

Assim, se torna possível mapear todo o contexto de inadimplência em que a companhia se encontra para definir quais serão as estratégias para reaver os valores devidos. Há como, por exemplo, definir datas para fazer cobranças de formas brandas antes de tomar atitudes mais incisivas.

Além disso, a régua permite dividir os clientes em grupos para que recebam comunicados alinhados ao perfil e histórico de cada um. O objetivo da estratégia é manter o fluxo de caixa da empresa sob controle e reduzir a inadimplência.

Como a ferramenta funciona?

A régua de cobrança funciona como uma linha do tempo de atividades. Elas envolvem desde as notificações de cobranças até o pagamento do boleto ou o cancelamento do serviço. Assim, a ferramenta se baseia em datas específicas para a realização de cada ação.

Logo, ela serve como uma forma de receber os valores devidos com eficiência. O recurso também facilita a comunicação com os clientes, pois o contato pode ser feito de diferentes formas. As ferramentas mais comuns são e-mails, ligações e mensagens (SMS ou em apps). A escolha do veículo dependerá do perfil do consumidor.

Qual a importância de fazer uma boa régua de cobrança?

Agora que você sabe o que é e como funciona a régua de cobrança, vale entender que ela é importante também para micro, pequenas e médias empresas. Embora negócios menores possam ter menos dificuldades para gerenciar as cobranças devido ao menor volume de contratos, o recurso consegue oferecer resultados para todos.

Afinal, se bem aplicada, a régua pode causar um impacto positivo nos recebimentos. Essa dinâmica evita que o pagamento das despesas empresariais fique comprometido, levando a um caixa negativo, por exemplo.

Além disso, é fundamental que o desempenho das ações executadas seja analisado, de forma que ajustes possam ser feitos. Assim, a ferramenta ajuda a entender se determinada abordagem é eficiente ou se a empresa precisará alterar o procedimento.

Logo, a régua de cobrança permite que a equipe financeira tenha as principais informações para agir de maneira acertada e possa receber a maior quantidade possível de valores devidos.

Como fazer uma boa régua de cobrança em 4 dicas?

Após saber mais sobre a régua de cobrança, saiba que você pode fazer uma ferramenta ágil e automatizada. Confira 4 dicas para adotar essa estratégia:

1.      Confira as informações dos clientes

A primeira dica é ter os contatos corretos dos clientes e identificar qual a melhor forma de falar com eles. Por isso, é preciso que os consumidores mantenham suas informações atualizadas. A coleta de dados pode ser feita por meio de atendentes ou por uma ferramenta de automação.

Vale ressaltar que qualquer informação que aumente seu conhecimento sobre o cliente é útil para o setor de cobrança. Até mesmo outras áreas podem aproveitar esses dados, como para realizar uma nova venda ou ação de marketing.

2.      Crie o fluxo de cobrança

Também é importante criar um fluxo de cobrança para reduzir os processos manuais. Isso ajuda a identificar primeiro quem você pode cobrar, seguindo a ordem de prioridades.

O fluxo também ajuda a definir a melhor abordagem, os melhores canais de contato, prazos e condições para regularização das dívidas. Os critérios para a criação do fluxo podem variar, considerado fatores como:

• valor total da dívida;
• histórico de relacionamento;
• tempo de atraso;
• inadimplências anteriores;
• entre outros.

A estratégia ainda permite entender a probabilidade de os inadimplentes pagarem as dívidas em determinado período. Isso ajuda a ter uma real visão dos valores a receber, com projeções mais próximas da realidade.

Por fim, uma boa segmentação permite criar ações de cobrança para cada perfil de cliente devedor, aumentando a sua eficácia.

3.      Desenvolva ações e métricas

A melhor forma de avaliar a eficiência das ações de cobrança é estabelecendo métricas. Todos os pontos podem ser mensurados, como o volume de cliques em um e-mail ou o quanto a empresa está investindo para recuperar um valor. Portanto, é preciso definir o que sua companhia pretende medir.

Ademais, a transformação digital vem mudando o perfil dos clientes e abrindo oportunidades para cobranças ainda mais eficazes. Para aproveitar o contexto, é necessário analisar se a sua carteira de clientes está dentro desse perfil.

O levantamento permite criar métricas e regras internas que indiquem a melhor taxa de recuperação por canal ou segmentação. Vale ressaltar que é importante considerar a reação e experiência dos clientes diante de diferentes estratégias de cobrança.

4.      Conheça as tendências digitais

As tendências digitais devem estar no radar do setor de cobrança de qualquer negócio. Existem soluções no mercado que enviam comunicados de forma recorrente, por exemplo, inclusive como lembretes de vencimento, prevenindo atrasos.

Outras ferramentas também permitem a segmentação dos inadimplentes em grupos, de forma automatizada. Contudo, os meios de cobrança tradicionais não devem ser descartados. É essencial que a empresa pergunte aos clientes por quais canais preferem ser acionados.

A partir dessas informações, é possível montar uma estratégia alinhada às necessidades dos clientes, considerando diferentes soluções da tecnologia. E, independentemente do canal usado, lembre-se de que o contato deve priorizar o bom relacionamento com o consumidor.

Com essas 4 dicas, fica mais fácil montar uma boa régua de cobrança para a sua empresa. Assim, sua empresa pode entrar em contato com os clientes de maneira acertada e buscar a recuperação de crédito. Além disso, considere o uso da estratégia de forma preventiva para ampliar os resultados.

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