Como a metodologia kanban pode aumentar a produtividade da sua equipe? Descubra!

Existem diversos métodos de trabalho que podem ser utilizados para organizar os processos de micro, pequenas e médias empresas. Entre eles, a metodologia kanban se destaca, especialmente quando o foco está na organização de fluxos.

Ela permite criar tarefas e acompanhar o desenvolvimento dos processos, com o objetivo de otimizar a produtividade. Apesar de estar muito associado à gestão de projetos corporativos, o sistema pode ser utilizado para cuidar das atividades empresariais diárias.

Portanto, se você não sabe como a metodologia kanban pode aumentar a produtividade da sua equipe, continue a leitura e saiba mais sobre ela!

O que é a metodologia kanban?

A metodologia kanban não é exatamente nova. O sistema foi criado no Japão na década de 1960 e utilizado inicialmente na fábrica da montadora de carros Toyota. Desde o princípio, ele foi aplicado na gestão de projetos corporativos.

O objetivo desse método era fornecer suporte aos profissionais envolvidos nas tarefas, permitindo que eles acompanhassem o fluxo de trabalho. Ele foi desenvolvido com foco na forma de visualização dos processos, com um sistema de quadros e cartões.

Assim, as tarefas podem ser separadas por etapas até a sua conclusão. Com o progresso das atividades, os cartões são atualizados e realocados no quadro. Dessa forma, toda a equipe consegue acompanhar o avanço do trabalho.

Além disso, a metodologia faz parte do modo de produção Just in Time (JIT), que pode ser traduzido como “na hora certa”. Trata-se de um sistema de gestão da produção que permite fazer apenas o essencial para concluir a etapa de um fluxo de trabalho contínuo.

Com isso, a organização dos quadros permite identificar quais tarefas devem ser executadas e como destinar os recursos corretamente. Apesar de muito associada aos processos de produção e estoque, a metodologia kanban passou por avanços que permitiram ampliar sua utilização nas empresas.

O foco atual é dar suporte à realização de tarefas diversas, considerando todas as etapas dos processos e os diversos setores das empresas. Logo, a metodologia permite aumentar a produtividade da sua equipe.

Como funciona essa metodologia?

Como você viu, a metodologia kanban é bastante visual e funciona com base em um sistema de quadros e cartões, que podem ser físicos ou virtuais. O quadro é dividido em colunas, cujo número depende da quantidade de etapas de cada projeto ou atividade.

Cada coluna presente no quadro representa uma fase do processo, enquanto as obrigações são descritas nos cartões. Também é possível personalizar as cores das fichas de acordo com o tema ou fase da entrega.

Na prática, os cartões podem ser preenchidos com atividades individuais e trazer uma breve descrição sobre cada uma delas, se for necessário. Se a metodologia kanban for aplicada em uma equipe, cada membro deve ter suas fichas e se responsabilizar pela realização da tarefa indicada.

Já as colunas apresentam o estágio do fluxo de progresso. Com elas, é possível visualizar a situação de cada uma das atividades relatadas nos cartões. Na primeira coluna podem ser descritas as tarefas que precisam ser feitas, mas ainda não foram iniciadas, por exemplo.

A próxima fileira pode apresentar as atividades que estão em desenvolvimento. Por fim, a última coluna pode mostrar as tarefas que já foram finalizadas dentro daquele projeto. A vantagem é que a empresa terá liberdade para personalizar o número e finalidade de cada coluna conforme as suas necessidades.

Vale ressaltar que o método exige monitoramento contínuo. Essa atenção é fundamental para evitar gargalos que possam atrasar o processo de produção. Afinal, o objetivo do kanban é alcançar maior rendimento com menor tempo de entrega.

Quais são os princípios da metodologia kanban?

Outro ponto importante em relação à metodologia kanban são seus princípios. O método segue práticas para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho, de forma evolutiva e que promova melhorias graduais nos processos de uma empresa.

Assim, a metodologia kanban gera benefícios como reduzir o tempo de ciclo, melhorar o fluxo e aumentar o valor para os clientes.

Confira os princípios do método kanban!

Priorize o que você está fazendo agora

O kanban reforça que você não deve fazer alterações no seu processo imediatamente. O método deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual de forma gradual. Isso porque pode ser necessário um prazo de adaptação para manter a equipe confortável.

Busque mudanças incrementais

A metodologia incentiva fazer pequenas mudanças incrementais em vez de realizar alterações radicais que podem levar à resistência dos colaboradores.

Respeite a organização atual

O kanban incentiva alterações em suas funções existentes que possam resultar em um bom desempenho. Para tanto, a própria equipe identifica e implementa as mudanças necessárias, o que ajuda a superar qualquer resistência inicial.

Incentive atos de liderança

A metodologia kanban estimula a melhoria contínua em todos os níveis da empresa. Assim, pessoas de qualquer cargo podem apresentar ideias e mostrar liderança em busca de mudanças para promover melhorias internas.

Quais os principais benefícios desse método de organização?

Além dos princípios do kanban, vale saber que a metodologia proporciona benefícios interessantes para as organizações. Conheça as principais vantagens de contar com uma estratégia simples e visual de organizar as tarefas e o fluxo de trabalho:

Promove uma visão geral

Independentemente de ser físico ou digital, o kanban é uma estratégia visual. Isso é bastante útil em situações em que diversas pessoas ou equipes coordenam e cooperam em um mesmo projeto, por exemplo.

Ademais, o método permite que os profissionais planejem suas tarefas atuais e posteriores. Afinal, o kanban fornece uma perspectiva completa de um processo, evitando que as pessoas trabalhem isoladamente.

Logo, o sistema garante que todos os colaboradores tenham uma melhor compreensão em relação ao que outros profissionais e equipes estão fazendo. Se houver um líder no projeto, ele identificará facilmente quem está executando cada tarefa e quantas etapas faltam para o fim.

Contribui com simplicidade

A metodologia kanban é bastante simples de entender. Dessa forma, a equipe de trabalho não perde tempo tentando compreender o funcionamento do sistema e pode adaptá-lo para a sua realidade com mais agilidade.

Essa simplicidade é uma vantagem importante, especialmente porque permite que todos participem das melhorias contínuas promovidas pelo kanban.

Facilita o fluxo de trabalho

A metodologia contribui para que haja menos desperdício de recursos nas operações, tornando os processos mais práticos e concisos. Etapas redundantes ou desnecessárias de um projeto podem ser removidas, enquanto outras podem ser simplificadas.

Dessa maneira, o fluxo de trabalho tende a ser facilitado, sem comprometer a qualidade das entregas.

Fornece acesso à informação

O kanban conta com processos inclusivos, permitindo que as pessoas tenham acesso a mais informações. Com isso, todos têm o conhecimento necessário sobre o projeto — questão bastante útil para profissionais que possuem pouco entendimento sobre determinada área, por exemplo.

Ademais, novos colaboradores podem entender em qual etapa o projeto está e o que precisam fazer para ajudar a desenvolver as atividades. Por consequência, o kanban também incentiva a autonomia dos profissionais.

Incentiva a comunicação

Como o uso do kanban fornece uma visão completa das tarefas, há maior incentivo à cooperação e comunicação entre as pessoas. A partir do método, os colaboradores poderão ajustar seus cronogramas e prazos, pois sabem exatamente o que outros profissionais estão fazendo.

Por isso, o método também serve como meio de controle e equilíbrio. Com a sua aplicação e acompanhamento, as ineficiências e gargalos observados ao longo do processo podem ser eliminados.

Esclarece prioridades e metas

Como a ferramenta aprimora a visão dos processos e do fluxo de trabalho, o kanban otimiza a capacidade de foco. Assim, o empreendedor fica mais preparado para decidir o que deve priorizar para atingir os objetivos dentro do prazo estabelecido.

Melhora o atendimento ao cliente

Como você aprendeu, o foco da metodologia está voltado para as pessoas. Isso porque elas são essenciais para o desenvolvimento dos processos e conclusão dos projetos com eficiência e qualidade. Como resultado, o recurso pode impulsionar os resultados apresentados para os clientes.

Por exemplo, se o consumidor é tratado com prioridade, o atendimento tende a se tornar melhor, aumentando a satisfação. A maior proximidade entre o cliente e a empresa também permite o desenvolvimento de propostas mais alinhadas às necessidades do usuário final, reduzindo o índice de reclamações e de retrabalho.

Como o kanban pode aumentar a produtividade da equipe?

Como você aprendeu, um dos diferenciais do método kanban é a personalização. Em um projeto específico, a equipe pode ter demandas que não se alinham aos procedimentos gerais aplicados.

Nesse sentido, o kanban permite que cada tarefa seja personalizada, com definições próprias considerando as necessidades do momento. Então a equipe consegue criar uma atividade com base em todas as particularidades que devem ser observadas.

A companhia pode, então, definir etapas ou ações personalizadas que tragam soluções mais rápidas. Logo, há menos perda de tempo com retrabalhos, por exemplo, garantindo maior agilidade aos processos internos.

Como aplicar o método kanban no seu negócio?

Agora que você sabe quais são os benefícios de utilizar a metodologia na rotina de trabalho, fica mais fácil entender porque muitas empresas têm sucesso ao aplicar o método. Contudo, antes de adotar o kanban na sua companhia, é essencial entender quais são as reais necessidades do negócio.

Para isso, identifique os projetos em andamento e avalie quais podem ser adaptados na metodologia. Afinal, nem todas as tarefas se adéquam à ferramenta, podendo gerar sobrecargas em vez de agilizar os processos.

Após essa etapa, analise cada projeto de maneira geral e liste as atividades correspondentes, sempre com atenção ao cronograma e prazos para a conclusão.

Agora, confira alguns passos para aplicar esse recurso na sua empresa:

Prepare a equipe

Implementar uma nova rotina na empresa pode ser um fator de resistência na equipe. Isso acontece principalmente quando a metodologia contribui para analisar a produtividade geral de uma organização.

Então o primeiro passo é mostrar para os seus colaboradores quais são os benefícios do kanban para todos que utilizarão o método. Dessa forma, a equipe conseguirá enxergar a ferramenta não como um meio de vigilância, mas como uma forma de garantir maior eficiência à rotina de trabalho.

Identifique as etapas de trabalho

Como você viu, o quadro pode conter as atividades que devem ser realizadas e tarefas que já foram finalizadas. Esses conceitos são essenciais para definir os estágios que devem ser seguidos para a conclusão de um projeto.

Para que o processo se torne ainda mais funcional, é interessante criar categorias para determinados tipos de atividades, conforme a sua relevância. Isso ajuda a otimizar os quadros, que passarão a ter informações como “urgentes” em determinadas etapas.

Outra dica é definir limites de tempo para as tarefas que devem ser executadas. Esse ponto é ainda mais relevante quando se trata de uma atividade com alto nível de urgência.

Defina as prioridades

Após definir as colunas e os quadros, chegou o momento de estabelecer quais tarefas são, de fato, prioritárias. Essa definição é essencial para manter o foco e garantir que os clientes receberão os serviços no prazo correto.

Para tanto, estabeleça o que é prioridade na parte superior do quadro e faça a separação por categorias. Privilegiar o que é importante em um determinado momento ajuda a evitar a insatisfação de clientes e colaboradores.

Além disso, o processo também ajuda a atingir metas e melhorar a divisão das funções entre cada colaborador ou equipe com base em suas capacidades. A medida facilita a identificação das necessidades de alteração nas ordens dos cartões, por exemplo.

A definição de prioridades também reduz custos, elimina esforços desnecessários e melhora a qualidade das entregas.

Mensure o processo constantemente

Não adianta definir processos se eles não são mensurados, pois a falta de acompanhamento impede a identificação de resultados e de pontos de melhoria. Para tanto, existem métodos de medição do que foi feito e do que ainda deve ser realizado.

O método Burndown Chart, por exemplo, é baseado em gráficos que descrevem o progresso diário de um projeto em desenvolvimento. Se a ideia é evitar erros que podem ocorrer durante a elaboração de uma tarefa, a metodologia ajuda a identificar os gargalos antes que eles ocorram.

Vale aproveitar o momento para identificar pontos de melhorias e fazer as mudanças que forem necessárias no fluxo de trabalho. Desse modo, é possível conquistar resultados cada vez mais positivos na aplicação do método.

Agora você sabe como a metodologia kanban pode aumentar a produtividade de micro, pequenas e médias empresas. Então aproveite para implementar o método em seus processos e busque melhores resultados em seu negócio.

Gostou de saber mais sobre o assunto? Então aproveite para complementar a leitura e confira 8 dicas para acelerar sua empresa e entenda como ter um negócio lucrativo no próximo ano!