Como a gestão de projetos está impactando a produtividade das empresas?

A gestão de projetos é fundamental para o sucesso das empresas. Porém, ao contrário do que muitos pensam, ela não se limita a uma série de processos burocráticos. Na prática, a estratégia envolve uma metodologia que impacta positivamente a produtividade dos negócios.

Por meio de boas práticas que permitem colocar ideias em ação, é possível alcançar objetivos e ter resultados mais lucrativos. O gerenciamento também possibilita coordenar equipes, analisar indicadores de desempenho e realizar melhorias na empresa.

Quer saber como a gestão de projetos impacta a produtividade das empresas? Neste artigo, você entenderá a importância do processo e como realizá-lo na sua companhia.

Não perca!

Afinal, o que é gestão de projetos?

A gestão de projetos envolve o conjunto de conhecimentos, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto. O objetivo é garantir que ele seja realizado com qualidade, respeitando os prazos e as metas definidas.

Para tanto, o gerenciamento envolve diversas práticas. Por exemplo, a empresa deve definir prazos, criar um escopo, separar os recursos disponíveis, entre outras atividades. A gestão de projetos também deve assegurar que as expectativas dos clientes serão cumpridas.

Isso porque é fundamental que o solicitante fique satisfeito com a solução apresentada. Nesse caso, o ideal é que seja escolhido um profissional para atuar como gerente de projetos. Assim, ele será responsável por delegar tarefas e garantir o alcance dos resultados. Contudo, seu trabalho é bastante amplo.

Portanto, o gestor deve agir como um líder e estar comprometido com todos os processos. Ainda, é essencial que ele tenha disponibilidade para auxiliar os membros das equipes a realizarem suas funções da melhor forma.

Como a gestão de projetos impacta a produtividade nas empresas?

Como você viu, a gestão de projetos tem um papel importante no sucesso de uma empresa, independentemente do porte ou setor de atuação. É por esse motivo que o assunto está cada vez mais em alta no meio corporativo.

Em um ambiente competitivo, aumentar a produtividade tornou-se uma estratégia de sobrevivência no mercado. Nesse cenário, a gestão de projetos se torna fundamental ao possibilitar a otimização dos processos.

Com a definição de padrões de ação e de protocolos na realização de todas as atividades desenvolvidas no negócio, a empresa ganha mais produtividade. Além disso, a estratégia permite minimizar perdas, evitando retrabalhos e atrasos.

Isso ocorre porque o gerente de projetos deve ser capaz de identificar quais tarefas podem começar simultaneamente, por exemplo. O resultado é uma equipe de trabalho mais alinhada, com mais eficiência e precisão nas ações.

Quais são as outras vantagens da gestão de projetos?

Agora você sabe que a gestão de projetos ajuda a ter um maior controle sobre tudo o que acontece nos processos da empresa. Por esse motivo, ela é essencial para o aumento da produtividade e da flexibilidade da rotina.

Aprenda mais sobre os benefícios de aplicar a gestão de projetos corretamente!

Maior flexibilidade e cumprimento de prazos

Existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam no controle de datas importantes — como os dias de entrega de produtos aos clientes, compras de materiais, entre outros.

E, se não for possível finalizar alguma atividade no dia definido, a gestão permite identificar esse problema com antecedência para executar as soluções cabíveis. Outro ponto importante está relacionado à flexibilidade nos projetos.

Não é raro que sejam necessários ajustes e alterações nos projetos. Por isso, é essencial saber lidar com essas demandas e ter atenção para que elas não exerçam um impacto negativo nos processos.

Nesse sentido, a gestão de projetos é útil para fazer as modificações necessárias de forma segura e sem prejudicar os prazos.

Melhor compreensão de gastos

Controlar os gastos e os lucros das empresas é uma tarefa complexa. Porém, com softwares de gestão de projetos, por exemplo, você pode evitar despesas desnecessárias, além de antecipar pagamentos e evitar juros abusivos.

Maior percepção de valor

A gestão de projetos também pode afetar a percepção que os clientes têm em relação à empresa e ao que eles podem esperar dos serviços ou produtos oferecidos. Dessa forma, a companhia pode se adequar às demandas e exigências do mercado com maior facilidade, entregando mais valor ao público.

Como realizar a gestão de projetos em sua empresa?

Depois de entender o que é gestão de projetos e quais as vantagens dessa prática, vale entender como colocá-la em prática. Confira um passo a passo para executar o gerenciamento corretamente:

Estabeleça as estratégias

Os projetos só devem iniciar após o gestor elaborar um documento que contenha todas as informações sobre planejamento, concepção e execução da ideia. Também é importante apresentar as estratégias que serão utilizadas.

Assim, a primeira etapa consiste em levantar dados do cliente, como suas necessidades. Ainda, é preciso definir orçamentos, buscar as autorizações exigidas e analisar se a empresa deve recorrer a alternativas de crédito, por exemplo.

Foque no planejamento

Planejar um projeto envolve diversas atividades, critérios e objetivos que devem ser definidos com base na estratégia que será utilizada pela empresa. É importante ter atenção aos detalhes nessa etapa, pois o planejamento servirá como base para o que será executado.

O plano pode considerar questões como orçamentos, restrições e registros dos clientes, cronograma, registro de riscos e plano de comunicação.

Coordene a execução e finalize o projeto

Por fim, o gerente deve saber coordenar as equipes e os recursos para que o projeto seja realizado com máxima eficiência. Então ele deve fazer um acompanhamento próximo para realizar todos os ajustes e atualizações necessárias, conforme o projeto se desenvolve.

Uma dica é elaborar relatórios de desempenho constantemente. Eles servem para fazer o monitoramento e controle dos processos, integrando informações sobre custos, prazos e benefícios do trabalho.

Além disso, é essencial que todas as pendências sejam finalizadas antes que o projeto termine. Também é necessário fazer um balanço dos resultados e compartilhar tudo o que foi aprendido com as equipes, visando aprimorar o processo. Desse modo, é possível conquistar melhores resultados.

Com essas informações, você entendeu como a gestão de projetos impacta a produtividade das empresas. Seguindo as dicas deste post, é possível aumentar a eficiência e a competitividade do negócio, elevando o lucro no médio e longo prazo.

Gostou do conteúdo? Então complemente a leitura e entenda como melhorar as finanças do seu negócio com a tecnologia em gestão financeira!