Como fazer o fechamento de caixa do seu negócio? Confira um checklist!

Na gestão financeira de uma empresa existe uma etapa fundamental: o fechamento de caixa.

É comum que a tarefa seja realizada ao final de cada expediente, pois serve para conferir o valor do caixa em contraponto às operações financeiras realizadas no período.

Logo, o fechamento de caixa depende da comparação entre saídas e entradas do negócio. O objetivo é verificar se o montante disponível no caixa é equivalente à subtração das despesas dos ganhos no dia.

Para que o fechamento cumpra sua função e entregue bons resultados, saiba mais sobre o tema e confira um checklist para realizar essa etapa no seu negócio!

Por que o fechamento de caixa é importante?

Não basta saber o que é o fechamento de caixa e não reconhecer sua importância ou necessidade. No mundo dos negócios, esse é um procedimento essencial para todo tipo de empreendimento, independentemente do porte.

Micro, pequenas e médias empresas devem dar atenção extra a essa questão, para que tenham um controle financeiro realmente eficiente.

Com uma rotina adequada, há total visibilidade sobre as movimentações financeiras. Assim, o fluxo de caixa fica adequado e com menos chances de erros.

Essa também é uma maneira de evitar valores a mais ou a menos no caixa. Quando o caixa tem um total acima do que era esperado, pode ter ocorrido uma falha na precificação ou na cobrança de clientes, por exemplo.

Diante do fechamento, é possível identificar o deslize no mesmo dia e entrar em contato com o consumidor. Isso servirá para prevenir problemas no relacionamento e poderá favorecer a fidelidade.

Já um valor menor que o esperado permite identificar falhas de controle, retiradas inesperadas ou erros na cobrança. E é uma forma de buscar a correção o mais rapidamente possível, de modo a evitar problemas financeiros mais graves.

O fechamento ainda ajuda a acompanhar se ocorreu o pagamento de contas previstas ao longo dos dias e se as operações têm acontecido conforme o esperado.

Os dados podem ser usados para avaliar o desempenho comercial em determinados períodos.

Quais são as consequências de não controlar o fechamento de caixa?

Não acompanhar os valores de caixa pode causar efeitos indesejáveis para o negócio. Sem um fechamento de caixa adequado e frequente, há o risco de informações incorretas se propagarem em diversos processos.

Com isso, balanços e relatórios podem ficar incorretos, o que exigirá mais esforços para a correção. Ademais, a tomada de decisão pode ser influenciada. Sem o fechamento, um caixa incorretamente elevado pode dar a impressão de resultados mais positivos do que efetivamente foram.

A falta de acompanhamento também aumenta os riscos de fraudes e desvios financeiros. Logo, o plano financeiro é afetado e pode até ser inviável.

Para as micro, pequenas e médias empresas, uma situação prolongada do tipo pode colocar as finanças em risco e afetar a competitividade. Em último caso, a falta de acompanhamento pode comprometer a continuidade no mercado.

Como fazer o fechamento de caixa corretamente?

Para evitar as consequências de um fechamento de caixa inadequado, você deve seguir etapas de realização correta. Nesse sentido, veja um checklist completo com todos os passos que devem ser colocados em prática.

Acompanhe!

Estabeleça responsáveis

O primeiro passo desse processo consiste em estabelecer os responsáveis pela tarefa. Em um ponto de venda com diversos operadores, é comum que cada operador fique responsável pelo próprio caixa.

Também é interessante pensar em quem deverá fazer a consolidação dos resultados.

Como empreendedor, é possível assumir essa tarefa no final do expediente, por exemplo. Mas é importante definir as responsabilidades claramente.

Comece pela abertura de caixa

Na realização do fechamento, tudo começa com seu oposto: a abertura de caixa. Ela ocorre no início do expediente, quando ainda não foram contabilizadas vendas ou saídas. É comum abrir o dia com o chamado fundo de caixa.

Em muitos casos, ele corresponde a um valor-base para a operação diária do negócio, incluindo a disponibilidade de troco. O valor do fundo pode ser definido no dia anterior e servirá como o ponto de partida para fazer o fechamento.

Lance as entradas e saídas financeiras

Ao longo do expediente, é necessário incluir todas as entradas e saídas financeiras, quaisquer que sejam. Se houver uma sangria de caixa, por exemplo, ela deve ser contabilizada, obrigatoriamente.

O mesmo vale para qualquer venda ou pagamento de cliente que ocorra no período de avaliação.

Embora fechar o caixa envolva, originalmente, o dinheiro físico disponível na operação, também é preciso contabilizar os recursos oriundos de outras formas de pagamento. Assim, é possível saber a real disponibilidade financeira do negócio.

Compare valores com o fluxo de caixa

Para fazer uma conferência eficiente do registro de caixa é válido compará-lo ao fluxo de caixa. O ideal é que esse instrumento financeiro seja elaborado paralela e simultaneamente ao fechamento de caixa.

Se o fluxo de caixa for mais rígido e contar com a conciliação bancária, por exemplo, haverá a certeza de que ele é totalmente representativo. Então servirá para uma conferência efetiva do fluxo.

Considere fazer o fechamento parcial de caixa

Em vez de fechar o caixa apenas no fim do expediente, com todos os valores do dia, pode ser interessante realizá-lo de maneira parcial. Isso é especialmente válido no caso de empresas que têm um fluxo financeiro intenso e contam com diversas movimentações.

Nesse sentido, a ideia é fazer um fechamento prévio ao longo do dia. Ele pode ser feito nas trocas de turnos, a cada conjunto de horas ou diante de certa movimentação financeira.

Isso é importante para identificar falhas ainda mais rapidamente, facilitando a correção. Dessa forma, existem mais chances de o fechamento final ocorrer de maneira adequada.

Pense em como utilizar a tecnologia a seu favor

Dependendo de como o negócio opera, fazer fechamento de caixa manual pode não ser tão interessante. Essa é uma tarefa que pode consumir muitos recursos e a atuação manual está sujeita a mais erros.

Por isso, vale considerar o uso da tecnologia. Com um sistema de gestão financeira, por exemplo, a tendência é que a tarefa se torne mais simples e mais eficiente. Ainda assim, é preciso seguir o fluxo apresentado para que o resultado seja consistente.

Com base nesse checklist, agora você sabe como fazer o fechamento de caixa em seu empreendimento. Colocando a atividade como um hábito, será possível acompanhar melhor a gestão financeira, tomar decisões estratégicas e favorecer os resultados do seu negócio.

Quer manter o seu caixa sempre em dia e organizado? Descubra as melhores práticas para fazer a gestão de caixa!