Régua de cobrança: o que é, importância e como implementar?

Manter os pagamentos dos clientes em dia é fundamental para ter uma gestão financeira de qualidade.

Nesse sentido, um dos aspectos mais importantes consiste em lidar corretamente com a inadimplência, o que pode ser feito com a ajuda da régua de cobrança.

Por meio dessa estratégia, é possível automatizar tarefas, melhorar contatos e aumentar a chance de recuperação de crédito.

E ela pode ser útil para empresas de todos os portes. Para tanto, é essencial realizar a implementação de maneira adequada.

A seguir, veja o que é a régua de cobrança e entenda como colocá-la em prática no seu empreendimento! Vamos lá?

O que é a régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de estratégias de contato com o público como forma de evitar ou reverter a inadimplência. Assim, seu principal objetivo é a recuperação de crédito.

Ela pode ser utilizada em negócios de todos os tipos e tamanhos. Em especial, naqueles cujo fluxo de caixa tem uma forte dependência de contas a receber.

Como funciona a régua de cobrança?

Uma das principais características da régua de cobrança é o fato de ela ser única para cada negócio.

Logo, a ferramenta depende do seu público, do comportamento de pagamento dos clientes e das necessidades gerais da empresa.

Porém, certos pontos funcionam de maneira comum para toda régua de cobrança aplicável. Nesse sentido, ela costuma ser organizada como uma linha do tempo.

Em cada ponto, são indicados os momentos de entrar em contato com o cliente e fazer a cobrança de determinado valor.

É possível estabelecer, por exemplo, a necessidade de entrar em contato com 1, 3 e 5 dias de atraso, inicialmente. A ideia é evitar que a dívida se torne mais distante, o que tende a dificultar os pagamentos.

A régua de cobrança também pode prever o contato 1 dia antes do vencimento e na data. Assim, é possível atuar de forma proativa para que o atraso nem sequer chegue a ocorrer.

A estratégia também deve estabelecer quais serão os canais de contato, as mensagens enviadas e seus conteúdos.

Afinal, fazer um lembrete de pagamento é diferente de realizar uma cobrança em atraso, por exemplo.

Quais são os tipos de régua de cobrança?

Embora a régua cobrança funcione de uma maneira comum, existem tipos diferentes, dependendo da abordagem proposta.

É o caso das réguas que variam com o tipo de pagamento, como boleto, transferência ou cartão de crédito.

Pode fazer sentido enviar o boleto novamente na véspera do vencimento ou avisar sobre a necessidade de conferir o limite do cartão antes de o valor ser faturado, por exemplo.

Também há a régua de cobrança que atua de forma preventiva e não apenas com foco na recuperação.

Nesse caso, a intenção é evitar o atraso, que pode acontecer por mero esquecimento do cliente.

Quais são os benefícios dessa ferramenta?

Agora que você já sabe como a régua de cobrança funciona, é válido entender que ela também tem benefícios para micro, pequenas e médias empresas.

Esse não é um recurso exclusivo dos grandes negócios e, quando bem aplicado, é capaz de oferecer resultados para todos.

O primeiro ponto positivo é a recuperação de crédito. Aquele montante que não entrou no caixa, portanto, passa a estar disponível.

Isso ocorre porque a régua de cobrança reduz o nível de inadimplência.

Quanto mais eficiente for o uso dessa ferramenta, melhor tende a ser a retomada de recursos. Uma boa régua de cobrança também serve para fazer a otimização de processos.

Tudo acontece de forma mais eficiente, com maior taxa de sucesso e maior aproveitamento dos esforços.

Na prática, a adoção desse recurso fortalece a gestão financeira e pode favorecer a execução do planejamento estratégico.

Para pequenos negócios, isso é especialmente relevante, pois potencializa a competitividade geral.

Como criar e implementar uma régua de cobrança?

Para tornar esse sistema de cobrança realmente eficiente para o seu empreendimento, é fundamental cuidar de todas as etapas até a sua implementação.

Sendo assim, veja quais são os passos essenciais para considerar!

Faça um diagnóstico do negócio

Tudo começa com um mapeamento de processos e identificação de pontos críticos.

É preciso entender a estrutura financeira da sua empresa e como os clientes fazem (ou não) os pagamentos.

Uma empresa de pequeno porte leva vantagem nesse sentido, porque é mais fácil identificar e acompanhar as etapas do setor de cobrança.

Defina as características de contato

Depois, é necessário estabelecer quais serão as medidas tomadas para definir a cobrança. Em certos casos, pode ser interessante enviar três tipos de contato:

• antes do vencimento;
• no dia do vencimento;
• após o vencimento.

Em outras situações, pode ser mais interessante enviar mais contatos antes do vencimento, como forma de diminuir o risco de inadimplência.

Então ao criar a régua de cobrança é necessário estabelecer critérios como:

• número de contatos efetuados;
• data de realização dos contatos;
• meio escolhido (por exemplo, via telefone, e-mail ou múltiplos locais de contato).

Após o vencimento, a régua de cobrança pode prever contatos mais frequentes, propostas específicas de acordo ou mesmo o protesto do título.

Considere usar a tecnologia

Para tornar a régua mais eficiente, pode ser interessante adotar um sistema de cobrança.

Por meio da tecnologia, é possível executar a maior parte dos processos de forma automatizada, o que diminui os custos e os riscos de erros.

Uma régua de cobrança automatizada também é útil para evitar que o time fique preso em tarefas repetitivas.

Assim, existe maior disponibilidade de tempo para planejar os contatos rumo à recuperação de crédito.

Acompanhe os resultados

Implementar a régua de cobrança não é o passo final. É fundamental acompanhar os resultados para saber o que tem sido eficiente e o que ainda pode ser otimizado.

Dependendo do caso, pode fazer sentido mudar os meios de interação, intensificar a abordagem ou alterar a frequência de contato.

Por meio de indicadores, como o volume de crédito recuperado no período, é possível obter insights para otimizar sua abordagem.

Assim, podem ser tomadas decisões que melhorem a gestão financeira do negócio ao longo do tempo.

Como você viu, a régua de cobrança planeja contatos focados na cobrança e, potencialmente, na recuperação de crédito.

Ela também pode ser executada de maneira preventiva. Mas, independentemente do tipo adotado, é fundamental planejar e acompanhar sua implementação.

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