Notas fiscais de remessa: o que são e para que servem?

A circulação de produtos é uma atividade importantíssima para o bom funcionamento de diversas companhias. Contudo, para que o transporte de mercadorias aconteça de forma adequada, é necessário compreender como funcionam as notas fiscais de remessa.

Esses documentos são essenciais para que mercadorias sem fins de venda circulem sem problemas. Ainda assim, muitos gestores não compreendem qual a função dessa documentação, nem como emiti-la de forma adequada. Logo, isso pode gerar uma série de problemas para o empreendimento.

Por isso, é indispensável saber o que são as notas fiscais de remessa, bem como a maneira correta de lidar com elas. Quer saber mais sobre esse tema? Então continue a leitura deste artigo!

O que é uma nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é um documento que precisa ser emitido pela empresa para acompanhar os produtos distribuídos por ela em uma série de ocasiões. Nesse sentido, também é possível referir-se a essa documentação como nota de transporte.

As notas fiscais de remessa são exigidas em situações nas quais a venda ainda não ocorreu, então podem ser necessárias em diversos contextos. Afinal, existem motivos variados para que um determinado item saia da empresa para ser transportado até outro destino sem o objetivo de venda.

Um exemplo acontece quando os itens saem do estoque da empresa para serem encaminhados por um vendedor até o cliente, podendo posteriormente haver ou não uma transação comercial. Além disso, as notas podem ser usadas no transporte entre filiais, por exemplo.

Quando as notas fiscais de remessa são exigidas?

Agora que você compreende o que é uma nota fiscal de remessa, é importante analisar quando ela é exigida. Nesse sentido, o documento precisa ser emitido nas seguintes situações:

• prestação de serviço: a nota é necessária quando ocorre uma prestação de serviço na qual o profissional deve transportar artigos da empresa para realizar o trabalho;
• consertos e consignação: também é preciso emitir notas fiscais de remessa em casos de consertos de produtos, consignação e demonstração;
• depósito externo: nos casos em que o produto será mantido em um local fora da empresa;
• industrialização: quando a matéria-prima será transformada em uma unidade diferente da empresa.

Note que, como não há venda — e na maior parte das vezes não haverá —, a nota fiscal de remessa costuma ser isenta ou suspensa da incidência de impostos. Contudo, essa situação pode variar de acordo com o estado onde a companhia atua.

Quais notas fiscais de remessa existem?

Assim como existem diversas situações nas quais as notas fiscais de remessa precisam ser emitidas, também são variados os tipos de documentos dessa categoria. Em termos gerais, há dois modelos: nota fiscal de saída e de entrada. A partir disso, existem diversos subtipos.

Confira a seguir!

Remessa para venda

No caso da nota fiscal de remessa para venda, ela é necessária quando existe o objetivo de efetivar uma venda depois da realização do transporte. Assim, a natureza da operação deve ser definida como remessa para venda fora do estabelecimento.

Retorno de remessa para vendas

Quando as vendas dos produtos transportados não se concretizarem, é necessário emitir uma nota de retorno de remessa para venda, com o objetivo de recuperar o ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias).

Conserto

Quando o produto adquirido pelo cliente apresentar defeitos, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa destinada ao terceiro que realizará o reparo.

Demonstração

No caso de enviar um produto para que o cliente conheça a mercadoria, a empresa deve emitir uma nota com fins de demonstração. Nesse caso, a quantidade de itens transportada deve ser pequena.

Ademais, é necessário estabelecer um prazo de retorno de 60 dias. Nessa ocasião, é emitida a nota de retorno de demonstração.

Armazém

A nota de remessa de armazém é utilizada quando a mercadoria é encaminhada para ser guardada em outro local, como um depósito terceirizado. Também é necessário emitir essa nota quando o produto é devolvido para a empresa.

O que deve constar no documento?

Depois de entender o que são as notas fiscais de remessa e quando são utilizadas, vale a pena compreender quais dados devem estar dispostos no documento. É fundamental prestar atenção a esse aspecto para evitar problemas com relação ao transporte dos produtos.

É necessário que a nota fiscal de remessa apresente:

• CFOP: esse é o código que identifica o tipo de circulação do produto ou a prestação de serviço do transporte;
• natureza da operação: o documento deve indicar qual a finalidade do transporte (demonstração, conserto, etc.);
• ICMS: em certos casos, o ICMS deve ser disposto na nota de remessa. Essa necessidade pode variar de acordo com a localidade da empresa e o motivo da circulação;
• PIS: ele indica que a operação não apresenta incidência de contribuição, sendo o código CST 08;
• COFINS: assim como o PIS, deve constar CST 08;
• situação tributária: apresenta a tributação referente ao ICMS do produto;
• origem do produto: indica se a mercadoria é nacional ou não;
• informações sobre o produto: dados como quantidade, descrição e valor unitário;
• NCM: padronização da nomenclatura do produto no Mercosul;
• dados do cliente ou fornecedor: informações sobre o destinatário, sendo ele cliente ou fornecedor;
• informações complementares.

O que ocorre com quem não emite nota fiscal de remessa?

Até aqui, você conferiu os principais dados a respeito das notas fiscais de remessa. Como foi possível perceber, esse é um documento importante e que precisa ser emitido de forma adequada por sua empresa.

Contudo, ainda cabe a pergunta: o que ocorre caso essa nota não seja emitida? O principal objetivo das notas fiscais de remessa é comprovar que o produto transportado não é oriundo de roubo e outras irregularidades.

Logo, todas as mercadorias devem circular acompanhadas de suas notas de remessa. Caso contrário, elas poderão ser apreendidas pelas autoridades competentes.

Se os produtos forem apreendidos, a empresa envolvida pode ser punida judicial e administrativamente, com multas que afetam as finanças do negócio. Essa situação traz prejuízos à companhia em diversos sentidos — econômicos, administrativos e de imagem.

Agora você sabe que, para evitar problemas e garantir que todas as atividades realizadas por sua empresa ocorram de maneira adequada, é indispensável emitir as notas fiscais de remessa corretamente. Assim, toda a circulação de suas mercadorias será feita sem transtornos.

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