Como fazer reuniões eficientes em três dicas úteis

Reuniões de trabalho não precisam ser longas para serem produtivas, mas, na prática, o que muito se vê acontecer nas empresas são encontros que duram muito mais do que o necessário. Reuniões eficientes dependem de alguns fatores. Abaixo separamos três dicas que podem ser úteis.

Objetivo claro

As reuniões eficientes têm um objetivo claro. Afinal, quem convocou o encontro pretende algo com ele, tem uma meta a ser atingida, certo? Talvez essa meta não seja sair da sala de reunião com a solução de um problema, mas ao menos avançar na construção da solução. Então, esse objetivo precisa estar definido e ser informado para todos os envolvidos na reunião com antecedência, para que as pessoas possam se preparar para a conversa. Quando os envolvidos não têm acesso à pauta, ao objetivo do encontro com antecedência, dificilmente a reunião será produtiva, porque ninguém terá embasamento para contribuir com a discussão e muito menos dados e resultados para apresentar. Ao final, garanta que todos os participantes tenham compreendido o encontro e saibam dos próximos passos. A reunião eficiente precisa gerar um plano de ação.

Número de participantes

Quem realmente precisa participar da reunião? É importante que somente as pessoas essenciais sejam convocadas para o encontro. Quando se abre muito o leque de participantes, acaba-se incluindo colaboradores que não precisariam estar ali e isso, além de tomar o tempo deles – que poderiam estar realizando outras atividades –, estende a duração da reunião também, porque, já que estão ali, essas pessoas vão acabar se sentindo obrigadas a falar algo sobre o tema discutido. Cada reunião requer um quórum específico – é importante avaliar isso antes de disparar os convites.

Duração do encontro

Uma outra dica é reduzir o tempo padrão das reuniões da empresa para 30 minutos – ao invés de deixar pré-estabelecido o formato de uma hora. Se achar que é uma mudança brusca demais, reduza para 45 minutos e teste. Depois, avalie se não dá para diminuir para meia hora. Tem empresas que fazem reuniões de 15 minutos em pé. Tudo depende do tipo de reunião. Alguns encontros de alinhamento ou acompanhamento pode ser rápidos, mas se o tempo padrão for uma hora, eles vão levar uma hora. A pontualidade também é fundamental para que as reuniões de fato consigam ser mais curtas.